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资讯化是企业提升竞争力的重要手段

2021-07-23 来源:浙江农业机械网

资讯化是企业提升竞争力的重要手段

在这个互联网早已进入人们日常生活的时代,资讯化伴随着技术的不断发展,成为众多企业改革的重要方向,中小印刷企业同样也应如此。这次经济危机提供了一个很好的契机,在业务不太繁忙、不在忙于赶单的时候,印刷企业正好可以冷静下来,理顺公司的整个流程,借助资讯化的手段进行“无声的改革”,以期待经济好转的时候,可以更加富有竞争力地投入到业务开拓和发展中。

那么对于中小印刷企业而言,什么是资讯化呢?引入具有现代资讯技术的产品工具,融入到企业的每个部门、每个流程与工艺,让企业决策者、管理者能及时知道、控制、规范、优化企业运营,做到数位分析,有效决策。对于中小印刷企业而言,注重投入成本与预计效率的平衡,同时考虑企业可以接受的成本、员工的素质和水准、业务量的具体情况,在众多资讯化产品中选择最适合自己的,显得尤为重要!

“资讯化=管理+IT”

简单的讲:资讯化就是“管理+IT”,管理是目的,IT是手段。这种资讯化需要根据印刷行业的特殊性和业务特点,让企业的各个流程之前环环相扣,形成一个互相制衡的系统整体,有效地解决因人为造成的报价、下单、生产、跟单、发外、领料、入库、送货、收款等环节出现脱节的情况,使企业的资讯流进入一个良好有序的迴圈过程。

这个资讯化的过程核心特点在于:实现精细化的管理,提高效率,精简成本。其展现形式就是软体产品和服务,根据国内印刷行业管理软体厂商深圳科网联的分类,这个资讯化的产品和服务包括3类:

1.工具软体系列:借助资讯化手段,专注于印刷流程中的某个类别,比如编辑、排版、报价等。这系列的产品包括开版软体、盒型编辑器、单张类报价软体、书刊类报价软体、包装盒类报价软体、综合报价软体等。

2.管理软体系列:如果第一类的工具软体只是让印刷企业在某一方面进行变革的话,那么管理软体要改革的则是整个印刷企业的流程,全面地进行企业资讯化。这系列的产品包括:库存管理系统、报价管理系统、ERP(Enterprise Resource Planning,企业资源计划)管理系统等。

3.SAAS(Software as a service,软体即服务)服务系列:如果前两类是资讯化的产品,那么SAAS更多的则是一种服务,由专注于印刷行业资讯化管理的公司提供全方位服务,这种服务基于一个整合的平台,比如科网联将要推出的“印价易线上印刷报价服务平台”等。

这三类产品和服务从显浅到深入,从局部到全面地运用资讯化武装印刷企业。中小型企业何以充分发挥灵活性,选择上面的某种产品和服务,结合当前已经资讯化的印刷企业的实践情况来看,应用最为广泛的是印刷企业ERP管理软体。下面我们就结合印刷ERP的特点来看,企业是怎样利用资讯化实现创新的管理,协助企业发展。

印刷企业ERP资讯化的特色

在衡量企业运行状况的时候,我们提得最多的就是数据,例如收入增加了多少、利润增长了多少、成本节省了多少、劳动力减少了多少等等,ERP信息化产品最核心的特色就在于资料,让中小印刷企业的运行流程中有资料,而且还可以管理资料和优化资料。

1.有数据

资讯化的基本要求就是数位化和量化,可以让中小印刷企业的管理者即时查看企业运行情况,掌握企业内部的各种资讯和资料,这里的资讯和资料包括人、财、物、技术、设备、资讯和时间等7个方面。ERP管理系统就致力于挖掘和整合企业的资料资讯,以科网联公司的产品科印ERP系统为例,所提供的数据包括以下3类:

(1)以生产管理系统为核心的“生产资讯资料”:订单资料包括订单、报价、产品资讯等;生产资料包括工序、物料和设备、生产数量、损耗数量、工艺参数、废品率、品质事故率等。

(2)以库存管理系统为核心的“物资资讯数据”:采购资料包括订单、存货、供货商、采购价等;库存资料包括收发存等方面的报表、仓库和货位的库存统计报表、跟踪查询报表等。

(3)以成本控制系统为核心的“资金资讯资料”:应收账款资料包括业务预收、订单对账、订单收款等;应付账款资料包括采购预付款、外发加工对账等;财务资料包括人力和物资成本、收入、利润等。

2.管理资料

有资料还不够,还需要借助ERP管理资料,ERP这方面的优点在于理顺了印刷企业的整个流程。例如“科印ERP系统”所梳理的流程包括:接受订单→订单估价→制定工艺→安排生产→领用材料→各工序的流程(包括外协加工)→送货及运输(提货)的调度→实现销售→货款回笼等,这里的每个流程都有资料,基于这些资料,ERP有利于中小印刷企业实现以下8个方面的管理:

(1)订单管理:可随时了解跟踪每张订单的下单、备料、生产、入库、送货、生产和收款情况。

(2)客户管理:可了解每个客户的业务、信誉,以进行有效的客户关系管理,尤其是针对客户账款回收,能为每个客户设置信誉度(最高欠款额或结算期限),系统会在客户欠款超过其信誉度时自动报警。

(3)业绩管理:可随时跟踪到每日接单业绩、生产业绩、业务员业绩和客户排名情况,方便了解企业的收入、利润状况。

(4)生产管理:采用预则立的管理理念,自动生成每台机器的生产任务,并可手工调整生产计划,使全厂的生产都有条不紊地按计划进行。

(5)订料管理:系统会根据每日下单的用料情况和仓库存货情况,自动生成每日订料计划,从而保证每张单在生产前都已做好备料准备。

(6)库存管理:可随时了解掌握当前库存总量。通过设置最低和最高安全库存量,使存货控制在一个合理的水准,从而有效地降低存货成本。

(7)成本管理:可以对订单的成本构成(物料成本、加工成本、摊销成本)进行准确分解,在实际生产运作过程中对每个订单的各项实际成本、实际利润进行跟踪统计。

(8)应收应付管理:准确、及时地反映每笔应收款的收款情况,月末自动按客户生成应收对账单。

3.优化数据

ERP所提供的资料不仅可以反映印刷企业的即时资讯,而且可以让企业基于这些资讯进行优化和改善,包括以下方面:

(1)杜绝漏洞差错:通过各类资料,实现各部门之间的资讯共用和沟通。对各部门的相应授权确保了资讯的一致性和完整性。在流程的诸多环节上实施严密的监督和控制,有效地防止一些人为的差错和漏洞。

(2)合理分配产能:生产调度部门可以通过软体动态掌握各个设备、机台的产能负荷情况,合理安排多机台、多部件、多工序、多外协的生产计划,同时可以按施工单或按单一部件来监督管理整个生产进程。

(3)强化绩效考核:通过提取有效的、即时的、准确的生产资料,加以综合分析,获得针对生产、业务、管理等人员的相应的考核分数。做到了考核以资料说话,具有客观性和公正性,令员工心服口服,极大地增强了员工的责任心,提升员工的积极性,达到了降本增效之目的。

(4)真实成本核算:在保证核算准确、合理的前提下,充分挖掘系统的有用资料,以极小的人力资本投入,依靠电脑高性能计算功能来完成成本核算,从而使企业经营者掌握每个订单确切的成本、利润,确实把握住企业的盈亏平衡点。

(5)提高工作效率:ERP建立了企业完整的知识资料库。对客户信用、产品报价、工艺用料、产能配置、交货周期等资讯一一记录在案。操作人员可以根据需要随时查询调用这些资料,使之在授权范围之内做出及时准确的判断和决断,从而提升企业的整体反应能力,使企业能更好地捕捉商机。

(6)提供决策资料。通过对系统资料的统计分析,ERP向企业老板提供了大量有价值的报表资料。决策层可以根据这些资料调整经营策略、优化业务结构、发掘新的利润增长点等,同时这些资料又为投资计划提供最有力的参考。

最后,对于中小印刷企业而言,资讯化并不只是简单的ERP软件的使用,还需要企业员工、管理者们工作方式和能力的配合。如同IS09000品质管制体系在中国的发展历程一样,有一个了解、接受、改善、适应的过程,在专业厂商的协助下相信会走得更好,效果也会显而易见,目前企业虽然受金融危机的影响,但在资讯时代的大背景下,资讯化是企业提升竞争力的重要手段。

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